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开会对你来说意味着什么

企业内会议是促进团队合作、信息共享的必要工具。固定的会议比如年度战略会、半年度总结会、季度会、双月会、月会、双周会、周会。不固定的比如：项目会、协同会等。尤其是快速演进的企业会议超多，很多互联网企业员工吐槽：“会议太多了，没时间干活！”

一些无效会议可以主动选择不参加。但如果一定要参会，那我建议不要做透明人，必要时刻简洁有力地表达清晰你的观点非常重要，这是展示你的问题思考深度、展现你对组织项目的高度关注和投入度，展现你的判断力和领导力的关键时刻。

今天先跟大家分享：如何写出简洁且有洞察力的会议材料。文章内容包含：会议材料中最常见的1个问题和2个原则方法。阅读时间3分钟左右

会议材料中最常见的问题： Boil the ocean （煮大海）

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煮不开的大海

煮大海，即PPT或者文档中海量信息堆砌一起，但观看者一眼看不明白表达的观点是什么。例如后面这段话：满屏的文字、文字与图表重复表达了相同意思、信息很多但又难以让别人看出究竟发生了什么、真问题淹没在众多的文字和数字中。是不是例如之后的这段话就像煮大海一样？

信息这么多像海水一样，煮再长时间也不会被煮开，讲多久别人也很难理解发生了什么，浪费会议时间之外，最重要的是消耗了别人对你的专业信任度……

导致你“煮大海”的原因通常有两个

  1. 没下判断：数据分析同学完成了数据处理，汇报者没有对数据做判断？会议需要呈现的是：做得怎么样、出现了哪些问题、存在什么风险和必须做的todo。这些都需要在数据/事实的基础上，做出判断，而不仅仅是同步数据或同步what happened。汇报人需要不懒于下判断、不回避下判断。
  2. 没做取舍：你所知道的全部信息是否有必要让所有相关方都知道？肯定不是的。那么必须让观点、业务判断、重要信息，从不痛不痒的信息中脱颖而出。必须让别人（相关方）知道的信息才写入会议材料，别人（相关方）不知道也不影响你的正常工作推进的信息，干脆不写。

告别住煮大海（boil the ocean）有2个原则

1. 解决没下判断的问题：So What原则。

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so what(那又如何)

so what 字面意思是“那又怎么样”。为什么写会议材料要遵循so what原则，仅仅陈述数据，那说明汇报者观察了业务。但能分析出so what，知道数据背后的“为什么”、带给我们的启示、下一步应该做什么，才说明汇报者做出了业务判断，这是汇报人具备思考深度、判断力、推进力的重要体现。综上，so what = 本质思考后做出的分析和判断。如果数据、文字呈现的信息，没有引起必要的后续思考和todo，也就是说没有so what，那大可以简化。

用好so what原则的小妙招：写一句话、非提纲式的、好题目。怎么理解“一句话题目”具体如下：1）题目在一行以内解决战斗，尽量不超过2行；2）不要再写客观中立的提纲式的题目，说出你的主要观点；3）好题目/观点不能模糊、不能拧巴。用case说明下3个要点做到和做不到的区别

good case

bad case

本文标题：会议材料常见现象boil the ocean（有观点）
  • 内容运营
  • 项目运营
  • 具体进展

（以上是提纲，而非观点。这个特别常见！列很多提纲，每个提纲后面用很多数据来陈述事实，但是找不出so what。提纲只是看上去很结构）

XX部门OKR完成率30%，追平时间进度

（追平时间进度是观点，让人有整体感知）

本文标题：通常原因有两个
（观点不清楚，看不出来原因到底是什么）

咨询界有这样一句话：写好每一段材料的题目是商业分析的第一步，也是最重要的一步。题目代表了假设、代表了业务判断、代表了行动计划，以上列出了good case和bad case。那么写完之后，你可以通过3个问题来测试题目写的如何。

  • 题目能否反映出一段文字想表达的信息？不看大段落仅看题目就能明白下面大致要讲什么
  • 题目能否让相关方轻易读懂？使用直白的语言表达观点，而不是专业术语堆砌
  • 题目是基于事实作出的判断？既有事实，也有判断（so what）

2.解决没做取舍的问题：橄榄型原则

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橄榄型原则是指：中间的过程分析可以很复杂，但是两端的结论和todo务必简洁。简洁的结论有助于让+1和相关方清晰get你的现状，简洁的todo 让-1同学清晰get应该做什么才能解决问题达成目标。

让分析过程和结论简洁的方法：善用图表。文不如表，表不如图。会议材料看到大量文字其实是分析的过程，这些过程可以选择合适的图表替换。基本上这5种图表形式能解决大部分的常见业务数据分析：饼图、条形图、柱形图、折线图、散点图。一些表格使用的Tips：

  • 相关联数列，比如时间序列和分布序列，柱状图和线条图均可以使用。如果横轴维度间没有必要的关联关系（如城市名就不是主要关联），减少使用线状图，可以多使用柱状图
  • 有两个维度的比较，比如既有时间维度，又有单位维度，如果侧重于同一时刻的比较，用柱状图，如果偏重于趋势多些，表达整体趋势为主，用线状图
  • 当绝对值比较不能说明问题，用百分比对比更合适，绝对值作为辅助维度
  • 如果数据过多，也许用最基础的表格形式更清楚

说在最后：把材料当作大卫一样雕刻

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大卫雕像

有人问米开朗琪罗，如何雕出大卫这样伟大的雕像？米开朗琪罗的回答是：“很简单，只要剔除掉不属于大卫的部分就好了。”

对应到写会议材料的场景中，如果你脑海中没有“大卫”（即：你对业务的洞察判断），那么先构思出来。如果已经有了“大卫”，那么果断剔除冗长的分析过程，写出简洁且有洞察力的观点和结论，让组织内的互动更有质量，让别人看见有思考深度和判断力的你！

............试读结束............

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