记录怎么写，怎样写好记录？

记录是一种用于记录过程状态和过程结果的文件，它是质量管理体系文件中的一个关键组成部分。过程状态主要指的是产品质量形成过程和体系运行过程的状态，而过程结果则是指体系运行效果和产品满足质量要求的程度。记录的目的是为了确保质量管理体系的有效运行，并提供依据以评估和改进质量管理体系的效果。

根据记录的上述特点，可以看出记录在组织的质量管理体系中扮演着至关重要的角色。

在记录过程中常见的问题包括以下几点：

1. 不完整的记录：有时候记录者可能会漏掉一些重要的细节或信息，导致记录不完整。这可能是因为记录者没有及时记录下来，或者是因为他们没有理解到信息的重要性。

2. 错误的记录：记录者可能会犯下一些错误，例如拼写错误、语法错误或者是错误的数据输入。这些错误可能会导致后续的分析和决策出现问题。

3. 信息过载：在记录过程中，可能会遇到大量的信息需要记录。如果记录者没有有效地组织和分类这些信息，就会导致信息过载，使得后续的查找和分析变得困难。

4. 不一致的记录：在多人合作的记录过程中，不同的记录者可能会有不一致的记录方式和标准。这可能会导致后续的数据整合和分析出现问题。

5. 丢失的记录：有时候记录可能会丢失或遗失，这可能是因为记录者没有妥善保存记录，或者是因为记录的存储介质出现问题。

为了解决这些问题，记录者应该注意及时、准确地记录信息，并且采用统一的记录标准和方式。此外，他们还应该妥善保存记录，并定期备份以防止丢失。

(1) 盲：记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。

(2) 盲：记录的设置、设计目的、功能不明确，似乎只是为了应付检查，而不是为了管理和改进。

(2) 混乱：记录的设置和设计缺乏统一性，缺乏系统考虑，记录的填写、保管和收集方式混乱，责任分担不明确。

(3) 分散：保存和管理分散，尚未制定统一的规定。

(4) 松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查，达不到要求，无人考核，且丢失和涂改现象严重。

(5) 空：该填不填，空格很多，缺乏严肃性，法定性。

(6) 错：写错别字，语言表达不清，填写错误。

记录的设计和编制意义

(1) 记录的充分性和必要性：

记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。为此，组织既要从总体上评价记录的充分性，力求使原始记录完整，同时又要对每一记录的必要性进行逐一评审和取舍，要注意并非记录越多越好，正确的做法是只选择那些必要的原始数据作为记录。

(2) 记录的真实性和准确性：

真实准确的记载质量信息，才能为有效地运行组织的质量管理体系并实现持续改进提供可靠的依据，因此，在确定记录的格式和内容的同时，应考虑使用者填写方便并保证能够在现有条件下准确地获取所需的质量信息。填写记录应实事求是、严肃认真。

(3) 记录的规范化和标准化：

应尽量采用国际、国内或行业标准，参考先进组织的成功经验以使记录更加规范化和标准化，在建立质量管理体系过程中，应当对现行的进行清理，废立多余的记录，修改不适用的记录，沿用有价值的并增补必需的，应使用适当的表格或图表格式加以规定，按要求统一编号，使各项活动的记录更加系统和协调，实现记录的标准化管理。对于同一种活动的记录格式应当是固定的，不能随意变更，造成混乱，即使需要修改，也应规定一个统一的时间开始使用新表格。

记录的填写要求

(1)记录用笔要求：

记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不应用红笔，这些笔能够确保记录永不褪色。用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。

(2)记录的原始性：

记录要保持现场运作，如实记录，这就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。做到及时和真实，不允许添加点滴水分，使记录真实可靠。记录保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程进行完后加以修饰和装点。

(3)记录的清晰准确：

记录是作为阐明质量管理体系所取得结果或提供体系所完成活动的证据的文件而策划设置的，即是证据，首先要属实，要做到属实，就要将过程做到位并运作事实记得正确和清晰，语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。

(4)笔误的处理：

在填写记录时，如果出现笔误，请不要随意乱写乱画，甚至用黑色涂抹或修整液掩盖。正确的处理笔误的方法是，在笔误的文字或数据上，用原使用的笔墨画一条横线，然后在笔误处的上方或下方填写正确的文字和数值。这样可以清晰地标示出错误，并且保持记录的整洁和准确。

(5)空白栏目的填写：

当记录在运作的情况下所有的栏目都没有内容可填时，可以采取以下处理方法。空白栏目不能不填，但可以在空白的适中位置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填。这样可以清楚地表明该栏目已经被检查过，但没有相关信息可填写。如果纵向有几行都没有内容填写，也可以使用一斜线代替，以示区分。这样可以确保记录的完整性和准确性。

(6)签署要求：

记录中会涉及到多种类型的签署，包括作业完成后的签署，以及认可、审定、批准等类型的签署。这些签署反映了原则、权限和彼此之间的关系，是记录运作中不可或缺的一部分。在签署时，每个人都应该使用全名，并尽可能地清晰易辨。不允许出现只有姓没有名或只有名没有姓的情况。

记录的管理和控制

(1) 记录的标识：

为了确保记录的唯一性和便于管理，每个记录表格应具有独特的标识。这个标识包括质量管理文件的编号、版本号、表号、页号以及分类号和流水号。如果记录表格没有正确的标识或者不符合标识的要求，那么这个记录表格将被视为无效的。这样的标识系统可以帮助我们更好地归档和检索记录，确保质量管理的有效性。

(2) 记录的存储和保管：

在现代社会中，记录的存储和保管是非常重要的。记录可以是各种形式的信息，如文件、照片、音频和视频等。为了确保记录的安全和可靠性，我们需要采取适当的措施来存储和保管它们。

首先，选择合适的存储介质是至关重要的。不同类型的记录可能需要不同的存储介质，如硬盘、光盘、磁带或云存储等。我们应该根据记录的类型和重要性来选择最适合的存储介质。

其次，我们需要确保记录的存储环境适宜。记录应该存放在干燥、温度适宜的地方，远离阳光直射和湿度过高的地方。此外，我们还应该避免将记录存放在容易受到物理损坏的地方，如易碎物品附近或易受震动的地方。

另外，定期备份记录也是非常重要的。无论我们选择了哪种存储介质，都存在损坏或丢失的风险。因此，我们应该定期将记录备份到其他存储介质或地点，以防止意外情况发生。

最后，我们还应该制定记录保管的策略和规范。这包括确定谁有权访问记录、如何保护记录的隐私和机密性，以及记录的保留期限等。这些策略和规范可以帮助我们更好地管理和保护记录。

总之，记录的存储和保管是非常重要的，它们可以帮助我们保存重要的信息和历史。通过选择合适的存储介质、提供适宜的存储环境、定期备份记录以及制定合理的保管策略，我们可以确保记录的安全和可靠性。

根据档案要求，记录应按规定立卷存档并进行保管。保管工作由专人或专门的主管部门负责，并应建立必要的保管制度。为了方便检索和存取，记录的保管方式应合理。同时，保管环境应保持干燥、通风，并配备必要的架子和箱子，以防止潮湿、火灾、虫蛀、损坏、变质或丢失。关于记录的保存期限，如果外部没有要求，组织可以根据不同产品的特点和法规要求制定相应规定。如果合同对记录有要求，应根据客户的要求确定保存期限。一般情况下，记录的保存期限为2年，主要记录应保存3年，而重要的记录则需要长期保存。

(3) 记录的检索：

为了确保质量活动的记录完整无误，我们应该对记录进行编目。编目的目的是为了方便查阅和使用记录，使得我们能够全面了解质量活动的情况。对于一个项目或者产品实现过程，我们可以建立一个总编目，按照实现的进度进行排列。对于记录内容较多、质量活动联系复杂的情况，我们也可以设置分项编目。

在进行归档之前，记录需要经过主管部门的验收，确保资料完整。如果归档资料不全，负责归档验收的部门有权拒收。记录中包含了大量有用的体系运行证据和原始信息，为了发挥其作用，我们需要确保相关部门和员工能够方便地查找。因此，将记录的查阅纳入计算机管理是一个较好的做法。我们可以编制电子索引，以提高检索和查阅的效率。这样，我们就能更好地利用记录中的信息，为质量活动提供支持。

(4) 记录的处置：

超过规定保存期限的记录应该进行统一处理，特别重要的记录，尤其是含有保密内容的记录，必须保留销毁记录。记录的编写必须真实地记录产品质量的形成过程和最终状态，准确反映质量管理体系的运行状况和结果，证实产品符合技术标准、合同和法规要求，以及满足顾客的期望。这些记录还应反映组织的质量管理体系是否有效运行，以及产品、过程和整个体系是否达到预期要求。

填写质量记录报表时，有一些注意事项需要注意。首先，确保填写的内容准确无误。要仔细核对每一项数据，确保其与实际情况相符。其次，要按照规定的格式填写报表。不同的报表可能有不同的格式要求，要仔细阅读并按照要求填写。同时，要注意报表的完整性，确保所有必填项都填写完整。另外，填写报表时要注意语言的规范和准确性，避免出现错别字或语法错误。最后，填写完报表后，要进行仔细的检查和审查，确保没有遗漏或错误。如果有需要，可以请其他人进行审核，以确保报表的准确性和可靠性。

质量记录是用来记录过程状态和结果的重要文件，它是企业质量保证的客观依据。通过记录质量数据和信息，可以为企业采取纠正和预防措施提供依据。此外，质量记录还有助于产品的标识和可追溯性。通过对质量记录的详细记录和分析，企业可以及时发现问题，并采取相应的措施来改进产品质量和生产过程。这样可以提高产品的质量水平，满足客户的需求，并增强企业的竞争力。因此，质量记录对于企业的质量管理非常重要。

在填写质量记录时，需要注意以下事项：

1.准确性：确保填写的信息准确无误，包括日期、时间、产品名称、批次号等。任何错误或遗漏都可能对质量控制产生负面影响。

2.完整性：确保填写所有必要的信息，包括检测结果、操作员签名、审核人签名等。缺少任何重要信息都可能导致记录无效。

3.清晰易读：使用清晰的字迹填写记录，以确保其他人能够轻松阅读和理解。如果需要，可以使用打印机或电子记录来提高可读性。

4.规范性：按照公司或行业的规定填写记录，包括使用标准化的单位、缩写和术语。这有助于确保记录的一致性和可比性。

5.时效性：及时填写记录，避免延迟或遗漏。这有助于及时发现和解决质量问题，并确保生产过程的连续性。

6.保密性：确保填写的记录保持机密，只有授权人员可以访问。这有助于防止信息泄露和潜在的质量问题。

总之，填写质量记录时需要注意准确性、完整性、清晰易读、规范性、时效性和保密性，以确保质量控制的有效性和可追溯性。

请务必确保填写报表时完整、详细，并清楚地填写所有内容。如果有任何无法填写的内容，请使用斜线(/)划掉。特别是在签名栏，务必填写全名。

2.记录必须准确清晰，不能草率，更不能随意在记录上乱涂乱画，同样要注意记录背面的清晰度。特别要注意检查最后填写的内容是否清晰，如果不清晰，必须重新填写。

3.对于记录的更改，应该遵循正确的做法。当需要进行更改时，首先应该使用一条横线将错误的部分划掉，然后在旁边写上正确的内容。同时，在旁边进行签名并注明日期。这样可以确保记录的准确性和可靠性。

值得注意的是：

(1) 如果数字有错误，应该将整个数字划掉，而不是仅仅划掉数字中错误的位数。

在签名时，我们应该注意写全名，而不仅仅写一个字或者某个职位的称呼。这样可以确保签名的准确性和专业性。签名是我们个人或者职业身份的象征，因此写全名可以展示我们的正式和认真态度。而仅仅写某主任、某经理、某先生、某小姐等称呼可能会给人留下不够正式或者不够专业的印象。因此，在签名时，我们应该始终保持规范和完整，写出我们的全名。这样可以展示我们的尊重和专业素养。

(3) 在填写日期时，应该将年、月、日都写全。例如，如果文件的起草日期是2019年12月1日，可以写成1/12/19、2019/12/1或2019.12.1等格式。

禁止使用涂改液、修正纸等进行修改，禁止使用铅笔填写，一般情况下不允许使用红色笔迹填写，特别是在签名处。

为了方便追溯和管理，我们需要在报表上完整地记录日期和流水号。日期应该包括年、月、日，例如2019年12月1日。流水号的填写位置应该在报表的右上角，并且必须按照固定的编号规则进行。品证部推荐的编号格式是年份/月份/流水号。举个例子，假设是2019年12月，第15份报表的流水号应该写成19/12/015。这样做可以确保报表的准确性和可追溯性。

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