会计档案管理办法，会计档案管理规定？

会计档案管理制度是指为了规范和管理会计档案而制定的一套制度和流程。它包括会计档案的建立、归档、保管、查询和销毁等方面的规定。

会计档案是企业会计工作的重要组成部分，记录了企业的财务活动和经济状况。通过建立健全的会计档案管理制度，可以确保会计档案的完整性、准确性和安全性，提高会计工作的效率和质量。

会计档案管理制度应包括以下内容：

1. 档案的建立：明确会计档案的建立标准和程序，包括会计凭证、账簿、报表等的建立和登记。

2. 档案的归档：规定会计档案的归档方式和标识，确保档案的有序存放和易于查找。

3. 档案的保管：明确会计档案的保管责任和要求，包括档案的密封、防火、防水、防盗等措施。

4. 档案的查询：规定会计档案的查询权限和程序，确保相关人员能够及时、准确地查询需要的档案信息。

5. 档案的销毁：明确会计档案的销毁标准和程序，包括销毁时限、销毁方式和销毁记录等。

通过严格执行会计档案管理制度，可以有效地防止会计档案的丢失、损毁和篡改，保护企业的财务利益和合法权益。同时，也为企业的财务审计、税务检查和法律诉讼等提供了可靠的证据和依据。

为了提升会计档案管理的效能，学院决定根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的相关规定，制定本办法，以加强对会计档案的管理。

第二条 财务部门应当制定完善的会计档案管理制度，确保会计档案的建立、归档、保管、查阅和销毁工作有序进行，以保证会计档案的安全性和便捷性，严防任何形式的损毁、丢失和泄露。

第三条 会计档案是指记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。这些档案是企业财务管理的重要组成部分，对于保证财务信息的准确性和可靠性具有重要意义。会计凭证是记录经济业务发生和变动的凭证，包括收款凭证、付款凭证、收入凭证、支出凭证等。会计账簿是记录和分类整理经济业务的账簿，包括总账、明细账、日记账等。财务报告是对企业财务状况和经营成果进行总结和分析的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。这些会计档案不仅是企业内部管理的重要工具，也是外部审计和监管机构评估企业财务状况的重要依据。因此，企业应当妥善保管会计档案，确保其完整、准确、可靠。

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

会计凭证是会计工作中的重要文件，用于记录和证明经济业务的发生和变化。根据不同的目的和内容，会计凭证可以分为几类。

首先是原始凭证，它是最基本的会计凭证，记录了经济业务的原始信息。原始凭证包括收据、发票、合同等，它们是经济业务发生时的直接证据。

其次是记账凭证，它是根据原始凭证编制的会计记录文件。记账凭证包括收入凭证、支出凭证、转账凭证等，用于记录和核算各种经济业务的发生和变化。

汇总凭证是将一段时间内的记账凭证按照一定的规则和方法进行汇总和归纳的会计凭证。汇总凭证可以按照时间、科目、部门等进行分类，用于总结和分析一段时间内的经济业务情况。

除了以上几类常见的会计凭证，还有其他会计凭证，如调整凭证、结转凭证等。这些凭证用于调整和结转会计账簿中的余额，确保会计记录的准确性和完整性。

总之，会计凭证是会计工作中不可或缺的重要文件，它们记录和证明了经济业务的发生和变化，为会计人员提供了重要的依据和参考。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账簿是会计工作中常用的记录和管理财务信息的工具。

总账是会计工作中最重要的账簿之一，用于记录和汇总所有的会计科目和账户的借贷发生额。它反映了企业的财务状况和经营成果。

明细账是对总账中各个会计科目进行详细记录的账簿。它记录了每一笔具体的借贷发生额，可以提供更详细的财务信息。

日记账是记录每一笔经济业务的账簿，按照时间顺序记录了所有的借贷发生额。它是其他账簿的基础，也是进行账务核对和调整的依据。

固定资产卡片是对企业固定资产进行详细记录的账簿。它包含了固定资产的基本信息、购置、折旧、维修等相关记录，用于管理和控制固定资产。

辅助账簿是根据需要设立的用于记录特定会计科目或业务的账簿。例如，存货明细账、应收账款明细账等，可以提供更详细的财务信息和分析依据。

除了以上提到的账簿，还有其他会计账簿，如现金日记账、银行存款日记账等，用于记录和管理特定的财务信息。

这些会计账簿在会计工作中起到了重要的作用，帮助企业进行财务管理和决策分析。

（三）财务报告类：包括月度、季度和年度的财务报告，其中包括会计报表、附表、附注以及文字说明，还有其他类型的财务报告。

这些财务报告是企业对其财务状况和经营业绩进行全面披露的重要工具。月度财务报告提供了每个月的财务数据和指标，帮助企业及时了解经营情况。季度财务报告则提供了每个季度的财务信息，更全面地反映了企业的财务状况和经营成果。年度财务报告是企业对整个财务年度的总结，包括了全年的财务数据和指标。

会计报表是财务报告的核心部分，主要包括资产负债表、利润表和现金流量表。资产负债表展示了企业的资产、负债和所有者权益的状况，利润表反映了企业在一定时期内的收入、成本和利润情况，现金流量表则展示了企业现金流入和流出的情况。

附表是对会计报表的补充，包括了详细的财务数据和信息。附注是对会计报表的解释和补充说明，提供了更详细的财务信息和背景资料。文字说明则是对财务报告的整体解读和分析，帮助读者更好地理解企业的财务状况和经营业绩。

除了以上提到的财务报告，还有其他类型的财务报告，如预算报告、审计报告、税务报告等。这些报告在不同的情况下提供了不同的财务信息，帮助企业和相关方了解企业的财务状况和经营情况，做出相应的决策和评估。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他需要保留的会计核算专业资料，会计档案移交清单，会计档案保管清单，会计档案销毁清单。

根据归档要求，每年形成的会计档案应负责整理立卷，并装订成册。同时，还需要编制会计档案保管清册。

会计档案是在会计年度结束后形成的，根据规定，会计机构可以暂时保管这些档案三年。三年期满后，需要编制移交清册，并将档案移交给学院档案室进行统一保管。此外，出纳人员不得同时负责管理会计档案。

为了保证会计档案的完整性和准确性，学院决定将会计档案移交给档案室进行保管。根据原则，档案室应当保持原卷册的封装。然而，个别情况下可能需要拆封重新整理。在这种情况下，档案室的工作人员应当与会计机构和经办人员一起进行拆封整理工作，以明确责任。这样做可以确保会计档案的完整性和准确性得到保证。

第五条 会计档案的保存不得借出。但在特殊情况下，经本单位负责人批准并办理登记手续后，可以提供查阅或复制。查阅或复制会计档案的人员严禁在档案上涂画、拆封或替换。

第六条 会计档案的保管期限可根据其特点分为永久保管和定期保管两类。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；而定期保管的档案则根据保管期限分为10年和25年两类。会计档案的保管期限是从会计年度结束的第一天开始计算。

会计档案保管期限根据最低保管期限来确定，具体规定如下。

（一）需要永久保存的会计档案包括：会计档案销毁清单、年度财务报告、年度财务决算和税收年报（决算）。这些档案记录了企业的财务状况和经营情况，对于企业的长期发展和合规性非常重要。因此，为了确保信息的完整性和可追溯性，这些档案需要被永久保存。

（二）保管期限为25年的会计档案包括以下内容：会计凭证类、总账、明细账、日记账（不包括现金和银行存款日记账）、辅助账簿、会计移交清册、各种会计凭证、各种完税凭证和会计移交清册。这些档案需要妥善保管并保存至少25年。

（三）会计档案的保管期限为15年。其中，固定资产卡片在固定资产报废清理后需要保管15年；银行余额调节表、银行对账单以及会计月、季度报表也需要保管15年。

第七条 会计档案的保管期限届满后，可以按照以下程序进行销毁，除非本办法第八条规定的情形适用：

1. 首先，对保管期满的会计档案进行清点和整理，确保文件的完整性和准确性。

2. 接下来，根据相关法律法规的规定，对会计档案进行分类，将其分为需要永久保留的档案和可以销毁的档案。

3. 对于需要永久保留的档案，应当按照规定的程序和要求进行归档，并妥善保存。

4. 对于可以销毁的档案，应当按照规定的程序进行销毁。销毁的方式可以包括纸质档案的焚烧、碎纸等，电子档案的删除、格式化等。

5. 在销毁过程中，应当严格遵守相关法律法规的规定，确保会计档案的安全性和保密性。

6. 最后，销毁完成后，应当制作销毁记录，并妥善保存，以备查阅和审计需要。

总之，对于保管期满的会计档案，应当按照规定的程序进行销毁，确保档案的安全性和保密性。

（一）院办档案室与会计机构协商后，提出销毁会计档案的建议，并编制了会计档案销毁清单。清单详细列明了需要销毁的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限以及销毁时间等信息。

（二）单位财务主管院长在会计档案销毁清册上签署确认。

（三）销毁会计档案时，应由院办档案室和财务处共同派员进行监督。

（四）在销毁会计档案之前，监销人应按照会计档案销毁清单上所列的内容进行清点核对，以确保要销毁的会计档案的准确性。销毁完成后，监销人应在会计档案销毁清单上签名盖章，并向本单位的财务主管院长报告销毁情况。

第八条　未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，在保管期满后不得销毁，而是应该单独抽出立卷，一直保管到相关事项完结为止。对于被单独抽出立卷的会计档案，必须在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中进行详细记录。

根据电子计算机进行会计核算的要求，必须同时保存打印出的纸质会计档案和备份光盘。

第十条 学院因撤销、解散、破产或其他原因而终止时，应在终止并办理注销登记手续之前，将在此期间形成的会计档案交由终止单位的业务主管部门、财产所有者或相关档案馆代管或移交。如果法律、行政法规有其他规定，则按照其规定办理。

第十一条 基础设施项目在建设期间产生的会计档案，在完成竣工决算后应当移交给财务处，并按照规定办理交接手续。

根据规定，移交会计档案时需要编制会计档案移交清册，清册中要详细列明需要移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，以及应保管的期限和已经保管的期限等信息。

在进行会计档案的交接时，双方应按照会计档案移交清单上列出的内容逐项进行交接。交接过程中，双方单位的负责人应负责监督交接的进行。交接完成后，交接双方的经办人和监交人应在会计档案移交清单上签字或盖章。

会计档案管理制度是一个组织内部用于管理会计档案的规范和流程。它的目的是确保会计档案的完整性、准确性和安全性，以便支持组织的财务决策和合规要求。

会计档案管理制度包括以下几个方面：

1. 档案的建立和归档：制定明确的档案建立和归档流程，确保每个会计档案都能按照规定的程序进行建立和归档，避免遗漏或混淆。

2. 档案的分类和编码：制定统一的档案分类和编码规则，使得会计档案能够按照一定的逻辑和顺序进行分类和编码，方便检索和管理。

3. 档案的保存和销毁：制定明确的档案保存和销毁规定，确保会计档案能够按照一定的时间周期进行保存，并在到期后进行安全销毁，以防止信息泄露和滥用。

4. 档案的访问和使用：制定明确的档案访问和使用权限，确保只有经过授权的人员才能够访问和使用会计档案，保护会计信息的机密性和完整性。

5. 档案的备份和恢复：制定档案备份和恢复策略，确保会计档案能够在意外情况下进行及时备份和恢复，以防止数据丢失和损坏。

通过建立和执行会计档案管理制度，组织能够更好地管理和利用会计档案，提高财务管理的效率和准确性，同时也能够满足监管机构和审计要求。

一 总则

财务档案是记录经济活动的历史记录，为总结经验教训和做出决策提供重要资料，也是审查各种责任事故的重要依据。为了加强财务档案管理，确保财务档案的安全、完整和及时性，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及财政部《财务档案管理办法》的规定，结合本单位的实际情况，制定了本制度。

二 会计档案管理部门

学校财务部门负责指导、监督和检查会计档案工作。根据财务处领导的决定，具体的会计档案管理工作由财务处办公室负责，财务处办公室档案管理员负责保管会计档案和相关材料。为了确保档案的安全，档案室必须具备防潮、防霉、防蛀、防火和防盗等条件。

为了保证会计档案的存放有序、查找方便以及安全保管，档案管理员需要遵守以下几点原则：首先，会计档案应按照一定的分类和编号规则进行存放，以确保档案的有序性。其次，档案管理员应定期检查和整理档案，确保档案的完整性和准确性。此外，档案管理员还应采取措施，如使用防火、防水和防盗设备，以保护档案的安全。同时，档案管理员应严格控制档案的借阅和归还，确保档案的安全性和机密性。最后，档案管理员应制定应急预案，以应对档案毁损、散失和泄密等突发情况。通过遵守以上原则，档案管理员能够有效地管理会计档案，确保其安全、完整和可靠。

会计档案归档的范围包括财务会计和管理会计两个方面。财务会计档案主要包括企业的财务报表、会计凭证、原始凭证、账簿、财务分析报告等，用于反映企业的财务状况和经营成果。管理会计档案主要包括成本核算、预算管理、绩效评价等方面的资料，用于企业内部的管理决策和绩效评估。此外，还包括与会计有关的合同、协议、税务文件、审计报告等重要文件。归档的目的是为了保护会计信息的完整性和可追溯性，便于日后查询和审计。

1. 会计凭证通常由原始凭证和记账凭证组成。

会计账簿是记录和管理财务信息的重要工具，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片以及其他辅助性账簿。总账是记录公司所有账户的汇总信息，包括资产、负债、所有者权益、收入和支出等。明细账是对总账中每个账户进行详细记录，包括每笔交易的日期、金额和摘要等。日记账是按照时间顺序记录每笔交易的详细信息，包括借方和贷方的金额以及相关的账户。固定资产卡片用于记录公司的固定资产，包括购买日期、原值、折旧和净值等信息。其他辅助性账簿根据公司的需要而设立，用于记录特定的财务信息，如存货、应收账款和应付账款等。这些账簿的正确使用和维护对于公司的财务管理至关重要，能够提供准确的财务信息，帮助管理层做出正确的决策。

财务会计报告是企业对其财务状况和经营业绩进行定期总结和披露的重要文件。根据不同的时间跨度，财务会计报告可以分为月度、季度、半年度和年度财务会计报告。

月度财务会计报告是企业每个月对财务状况和经营业绩进行总结和分析的报告。它包括了当月的收入、支出、利润、资产和负债等信息，可以帮助企业及时了解自身的财务状况，及时采取相应的经营策略。

季度财务会计报告是企业每个季度对财务状况和经营业绩进行总结和分析的报告。它包括了季度的收入、支出、利润、资产和负债等信息，可以帮助企业评估自身的经营状况，及时调整经营策略。

半年度财务会计报告是企业每半年对财务状况和经营业绩进行总结和分析的报告。它包括了半年度的收入、支出、利润、资产和负债等信息，可以帮助企业了解自身的经营情况，及时发现问题并采取相应的措施。

年度财务会计报告是企业每年对财务状况和经营业绩进行总结和分析的报告。它包括了一年的收入、支出、利润、资产和负债等信息，可以帮助企业全面了解自身的经营状况，为未来的经营决策提供参考依据。

这些财务会计报告对于企业的经营管理和投资者的决策都具有重要意义，能够提供准确的财务信息，帮助各方了解企业的财务状况和经营情况，从而做出相应的决策。

4. 其他财务文件，如银行存款调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清单、会计档案保管清单、会计档案销毁清单、会计档案鉴定意见书以及其他具有保存价值的财务文件。

对于采用电子计算机进行会计核算的企业来说，保存打印出的纸质会计档案是必要的。同时，如果满足保存条件，还应该将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案的备份进行保存。这样可以确保会计档案的完整性和安全性。

四 会计档案的整理

根据归档范围和归档要求，财务处档案管理员负责定期整理应归档的会计资料，将其编制成会计档案并制作保管清单。

1.会计凭证。

（1）按年归档：每年将装订成册的凭证，统一编制案卷目录，按照每月归档一份。

（2）分散装订：根据凭证的数量，进行分散装订，以保证装订整齐、牢固和美观。

（3）装订封面的所有信息必须填写完整，包括单位名称、年度、月份、起止日期、号码以及装订人的签章等。

2.会计账簿。

在完成年度结账后，除了那些需要跨年使用的账簿外，其他的会计账簿都需要进行整理和妥善保管。

（1）会计账簿的装订顺序是按照时间顺序进行的。

会计账簿装订封面是会计工作中的重要环节，它起到保护账簿的作用。接下来是账簿启用表，用于记录账簿的启用日期和相关信息。然后是账户目录，它是一个清单，列出了账簿中所有账户的名称和页码，方便会计人员快速查找。接着，按照本账簿页数的顺序，将账页装订在一起，以便整理和保存。最后，会计账簿装订封底的作用是保护账页，防止损坏和丢失。这样的装订方式能够有效地管理会计账簿，确保账簿的完整性和准确性。

（2）装订后的会计账簿应该保持牢固、平整，不能有折角或者掉页的现象。

（3）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章，以确保账簿的完整性和真实性。装订人印章的加盖是一种重要的措施，可以防止账簿被篡改或伪造。只有经过装订人认可的账簿才能被视为有效的财务记录。因此，在装订账簿时，务必确保封口处被正确加盖装订人印章，以保护账簿的可信度和可靠性。

（4）装订完成后，会计账簿的脊背应该保持平整，同时在脊背上注明所属年度、账簿名称和编号。

（5）会计账簿的编号是按照一年一编的原则进行的，按照以下顺序进行编号：总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。

3.会计报表。

完成会计报表的编制并按时报送后，应将报表按月装订成册，并在年底统一归档保管。

五、会计档案的归档保管和移交

会计档案的归档保管是指将已经完成的会计档案按照一定的规则和程序进行整理、分类和存放的过程。归档保管的目的是为了方便日后的查阅和审计工作，确保会计档案的完整性和可靠性。

在进行归档保管时，首先需要对会计档案进行整理和分类。根据不同的会计科目和业务类型，将相关的会计凭证、账簿和报表等文件进行归类，并按照一定的顺序进行编号和标注。同时，还需要制定相应的档案管理制度和流程，明确档案的存放位置、保管责任人和使用权限等事项。

归档保管完成后，还需要定期进行档案的检查和维护工作。这包括对档案的完整性、可读性和安全性进行检查，及时修复和整理损坏或遗失的档案，确保档案的长期保存和使用价值。

另外，会计档案的移交也是一个重要的环节。当会计档案需要移交给其他部门或机构时，需要按照规定的程序进行移交手续。这包括编制移交清单、办理移交手续、签署移交协议等步骤，确保档案的安全和完整性。

总之，会计档案的归档保管和移交是会计工作中不可或缺的环节，它们的规范和有效实施对于保障会计信息的准确性和可靠性具有重要意义。

会计档案在会计年度结束后，可以由财务处各科室暂时保管一个月，然后移交给财务处档案员进行保管。如果因工作需要需要推迟移交，必须得到财务处长的同意。财务处可以最长保管会计档案三年。在临时保管期间，会计档案的保管必须符合国家档案管理的相关规定，并且出纳人员不能同时管理会计档案。

财务处的各个科室每年都会生成会计档案，这些档案需要由财务处的档案管理员按照归档要求进行装订成册，整理立卷，并编制会计档案案卷目录。

为了保证会计档案的安全和管理，财务处科室将负责暂时保管一月内的会计档案（每月需向财务处档案管理员提交一份案卷目录）。当期满一个月时，财务处各科室需将会计档案移交清册交给财务处办公室，由其统一保管。财务处档案管理员将按时收取这些档案，并允许财务处各科室自留一份档案目录和移交清册。这样的安排旨在确保会计档案的有序管理和易于查阅。

3、移交会计档案时，必须有主管领导参与，并在清点后由主管领导和交接双方在移交清册上签字确认。

4、在单位之间进行会计档案交接时，交接双方应当按照规定办理会计档案交接手续。

财务处档案管理员负责对所保管的会计档案进行登记，并建立“会计档案保管清册”。

财务处档案管理员负责接收和保管会计档案。根据原则，他们应该保持原册卷的封装状态。如果需要拆封重新整理，他们应该与原财会人员一起进行，以明确责任。

一旦会计档案被归档，财务处将按照档案管理办法负责其保管、借阅和销毁。

每年都需要进行一次会计档案的清点和检查，以确保档案的完整性和安全性。这次检查包括检查档案的完整性、借阅情况以及档案的安排情况。同时，还需要注意保管期满的档案，及时处理。如果发现任何问题，应立即采取措施进行处理。

9、各种法律文件的保管期限要按规定执行。

六 会计档案的调阅

1、因工作需要调阅会计档案时，本单位人员须经会计主管人员同意，外单位人员要有正式介绍信，同时要经本单位处长及单位领导批准。无论本单位人员还是外单位人员，调阅会计档案必须填写会计档案调阅登记薄，要详细登记调阅日期，调阅人员的姓名和工作单位，调阅理由、数量、内容、归期等。审批人必须在借阅登记薄上签名。

2、查阅会计档案人员不得私自在会计档案上勾、划，不得私自拆散原卷册，不得抽取更换，否则承担法律责任。

3、调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的要经过本单位处长或校长批准方可复印，复印件必须加盖我校公章方能生效。

4、经批准借阅的会计档案，应限定归还的期限，并由会计档案管理人员按期收回。

七 各种会计档案保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

八 会计档案的销毁

1、财务处编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

2、单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

3、财务处负责组织会计档案销毁工作,并与有关单位共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由财务处和有关单位共同派员监销。

九 附则

1.本制度自2016年3月1日之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。

2.附表：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。

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