公文文种的15种分类表格（公文文种的15种分类区别）

公文文种使用应特别注意的几个问题

岳海翔

文种的选择和使用是公文写作的首要环节。如果出现错误，就会直接关系到行文目的能否得以顺利实现，关系到公文质量和效用的发挥。要正确使用公文文种，需要把握如下几个方面的问题：

（一）要完整准确地学习掌握《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）中有关文种使用方面的规定。例如，对“通知”的适用范围删去了原有“发布规章”的内容表述，为此，有的人就提出“不能再使用‘通知’来发布规章，而应采用‘公布令’”。这种讲法是不准确的，也是不符合实际的。我们万万不可如此“抠字眼”式的机械的理解公文法规的任何一个条文。例如《条例》在正式印发时使用的就是“通知”，恰恰没有使用“公布令”，道理很简单，就是因为《条例》的发布是在各级党政机关内部行文，不是公布于全社会。假如认为《条例》关于“通知”的适用范围规定中删去了“发布规章”的内容，就再也不能用“通知”来发布规章，只能使用“公布令”，那么数以千万计的地（市）级以下的政府、部门以及国有企业、事业单位制订的“类规章性文件”又用什么来发布呢？难道也用“公布令”吗？（“令”的使用不但在法律上而且特别是在习惯上都是有严格限定的）。当然不行，还是采用“通知”为宜。顺带指出的是，对于“报告”文种的使用也应如此，《条例》中仍就有关“提出意见或建议”的内容未作规定表述，据此，有的人就认为“建议报告”也不能再用，而统由“意见”取而代之。这也是一种偏面之见。上行的“意见”不同于“建议报告”，前者所面对的必须是“新、大、难”的问题，而后者所面对的范围要远远大于前者，可能是重大问题、难点问题，但不一定就是新的问题。总之，我们必须从鲜活且又纷繁复杂的公文工作实际去考虑文种的使用问题，做到完整准确地理解党政公文法规的每一条规定精神。

（二）要准确把握行政机关“公布令”的使用限度。行政机关“公布令”的制发者，必须是具有制定、发布行政法规、规章权的国家机关。如国家行政法规的制发主体是国务院，“部门规章”由国务院各部门制发；“政府规章”即地方人民政府制发的规章，由省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的城市、计划单列市的人民政府根据法律、行政法规和地方性法规而制定。以上行政法规和规章均可使用“令”来发布。除上述以外，一些地区、部门根据行政法规、地方法规、规章而制定的不属于法规、规章的“类规章性文件”，不得使用“公布令”，而应当用“通知”予以发布。在实践中我们见到某一直辖市的经济技术开发区管委会，对自己制定的“规定”使用“令”在媒体上进行发布，显然值得商榷。

（三）不要把“函”遗忘，偏爱“请示”。《条例》中明确规定：“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。按这一规定精神，凡向与自己无领导与被领导、指导与被指导关系的主管部门请求审批事项，均应使用“函”这个文种。切不可因为自己有权审批某一事项（如经商办企业、贷款、用地、房产、减免税、办学及要钱、要物、要机构、要编制、要人员、要政策优惠等），不问是否有无隶属关系，一律要对方写出“请示”，然后自己对其也以“批复”相待之。这与《条例》的规定是格格不入的，要知文种本身体现着严格的权限。

（四）要全面理解“意见”文种的双重作用。“意见”这一文种对我们广大公文工作者来讲并不陌生。虽然过去“意见”从未列为行政公文的主要种类，但它是党的机关公文中的一个主要文种，而且大家也一直在用。人们对它的使用，过去主要是向上级机关反映自己管辖范围内有关工作的意见，要求上级加以支持或批转，现在，“意见”也可用于向下级机关指导工作，即对重要问题提出见解和处理办法，要求下级贯彻办理。

（五）请示与报告必须严格分开。虽同属上行文，但两者之间却有着严格的区别。比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出回复，但回复时所使用的文种是“批复”。当然，如果是上级机关授权由办公厅或者办公室予以回复，就需要使用“复函”。

（作者系中国写作学会副会长，中国公文学研究所所长、研究员）

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